Nebenkostenabrechnung: Warum sich ein prüfender Blick lohnt

Die erste eigene Wohnung ist für viele junge Leute das Tor zur Selbstständigkeit. Doch spätestens, wenn die erste Nebenkostenabrechnung ins Haus flattert, sind viele Mieter verunsichert. Wir bringen Licht ins Dunkle und zeigen dir, was alles zu den Nebenkosten zählt, welche Angaben deine Nebenkostenabrechnung enthalten sollte und auf was du als Mieter bei deiner Abrechnung besonders achten solltest.

Was sind Nebenkosten?

Als Mieter bist du verpflichtet, monatlich die Miete für deine Wohnung und alle damit verbundenen Kosten zu zahlen. Dazu zählen auch die Nebenkosten, die dem Vermieter durch die Vermietung der Immobilie entstehen.

Umgangssprachlich werden Nebenkosten oft als Betriebskosten bezeichnet, wobei beide Begriffe zwei verschiedene Paar Schuhe sind.

Unterteilung von Nebenkosten

Nebenkosten sind die Kosten, die dem Vermieter in Verbindung mit seinem Wohneigentum entstehen und betreffen nicht nur den Besitz, sondern auch die Instandhaltung und die Verwaltung seiner Immobilie.

Beispiele für Nebenkosten sind Aufwendungen für:

Versicherungen,
Steuern,
Reparaturen
oder Hausmeistertätigkeiten.

Nebenkosten werden grundsätzlich in zwei Gruppen unterteilt. Alle Kosten für Heizung und Warmwasserversorgung zählen zu den warmen Nebenkosten. Alle anderen Kostenfaktoren wie beispielsweise die Kaltwasserversorgung, Treppenhausbeleuchtung oder Müllentsorgung werden den kalten Nebenkosten zugeordnet.

Umlagefähige Nebenkosten werden auch Betriebskosten genannt

Einen Teil der Nebenkosten kann sich der Vermieter über die Nebenkostenabrechnung von seinem Mieter zurückholen. In diesem Fall spricht man von umlagefähigen Nebenkosten, genauer gesagt, den Betriebskosten. Korrekterweise müsste deine jährliche Nebenkostenabrechnung also Betriebskostenabrechnung heißen.

Betriebskosten fallen regelmäßig an, wie zum Beispiel jährliche Wartungsarbeiten. Reparaturen hingegen kann der Vermieter nicht auf den Mieter umlegen, weshalb sie nicht in deiner Nebenkostenabrechnung bzw. Betriebskostenabrechnung auftauchen sollten.

Du hast bereits die ein oder andere Nebenkostenabrechnung in den Händen gehalten und bist auf der Suche nach einem WG-Partner, mit dem du dir die Kosten teilen kannst? Wir zeigen dir, wie du in sieben einfachen Schritten den optimalen Mitbewohner findest.

Diese Nebenkosten darf dein Vermieter auf dich umlegen

In deinem Mietvertrag steht, wie hoch deine Betriebskosten sind. Allerdings müssen dort nicht alle Positionen einzeln aufgelistet sein. In den meisten Fällen reicht die Formulierung „sämtliche Betriebskosten“ für alle gängigen Nebenkosten aus.

Oft wird im Mietvertrag auch einfach auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV) verwiesen. Hierbei handelt es sich um den Gesetzestext, in dem alle Nebenkosten aufgeführt werden, die sich Vermieter von ihren Mietern über die jährliche Nebenkostenabrechnung zurückholen können.

Die umlagefähigen Nebenkosten auf einen Blick:

Warmwasser und Heizung
Achtung: Oft sind die Heizkostenabrechnungen mangelhaft. Dein Vermieter muss diese Positionen nach Verbrauch abrechnen und darf sie weder schätzen noch den Verbrauch nach einer Formel berechnen. Wir empfehlen dir, diese Position in deiner nächsten Abrechnung genauer zu überprüfen.

Kalt- und Abwasser
Entwässerung:
Beachte: Fehlen in deinem Mietvertrag die Positionen Niederschlagswassergebühr oder Oberflächenentwässerung, darf dein Vermieter dir diese auch nicht in Rechnung stellen oder bei den Abwasserkosten abrechnen.

Grundsteuer

Aufzug
Beachte: Auch wenn du im Erdgeschoss wohnst, musst du die Wartungskosten für eine Aufzugsanlage mit übernehmen, da du jederzeit den Aufzug nutzen könntest.
Straßenreinigung und Müllentsorgung

Hausmeister: Übernimmt der Hausmeister neben seiner normalen Tätigkeit noch weitere Aufgaben wie die Hausverwaltung oder Reparaturen, musst du diese Kosten nicht bezahlen.
Gebäudereinigung
Beleuchtung: Stromkosten für die Treppenhaus-/Keller- oder auch Außenbeleuchtung
Gartenpflege
Schornsteinreinigung
Kabelanschluss
Rauchmelder
Dachrinnenreinigung
Sach- und Haftpflichtversicherungen: Eine Mietausfallversicherung oder eine Rechtschutzversicherung darf dein Vermieter allerdings nicht auf dich umlegen.
Eigenleistungen des Vermieters für selbsterbrachte Leistungen: Dein Vermieter muss deutlich machen, welche Kosten er für seine Eigenleistung angesetzt hat und wie hoch die Kosten für solche Dienstleistungen durchschnittlich sind.
Sonstige Kosten: Diese Kosten muss dein Vermieter im Mietvertrag genauer ausformulieren (z.B. die Wartung von Dunstabzugshauben oder Rauchmeldern).Achtung: Dein Vermieter darf hier nicht einfach alle anderen Kosten abrechnen, die er über die anderen Posten nicht ansetzen konnte. Enthält dein Vertrag die Position „sonstige Kosten“ ohne weitere Erläuterung, solltest du dich bei deinem Vermieter erkundigen, welche Aufwendungen tatsächlich dahinterstecken.

Welche Nebenkosten darf dein Vermieter nicht auf dich umlegen?

Wie du siehst, kann dein Vermieter viele Kosten auf dich umlegen, doch es gibt auch Positionen, die er dir nicht in Rechnung stellen darf.

Auch wenn sich diese Positionen in deinem Mietvertrag wiederfinden, musst du sie nicht bezahlen:

Reparaturkosten an der Immobilie (Haus oder Wohnung)
Bankgebühren
Instandhaltungskosten (z.B. Anstrich der Fassade, Sanierung vom Badezimmer)
Grunderwerbsteuer, Erbschaftssteuer
Kosten der Hausverwaltung oder Verwaltungskostenpauschale
Nebenkosten für eine leerstehende Wohnung

Solltest du diese Kosten in deinem Mietvertrag finden, sind die Regelungen unwirksam.

Unser Tipp: Du hast bereits solche Kosten gezahlt? Dann kannst du dein Geld vom Vermieter auch für die vergangenen drei Jahre zurückfordern.

Merke: Einmalige Kosten können keine Mietnebenkosten sein. Die Positionen, die du als Mieter auf deiner Abrechnung siehst, sollten regelmäßig anfallende Kosten sein.

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Diese Angaben muss deine Nebenkostenabrechnung enthalten

Dein Vermieter ist verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung klar, verständlich und nachvollziehbar aufzubauen. Achte darauf, dass deine Abrechnung die folgenden Punkte enthält:

Gesamtkosten und deren Zusammensetzung:

Wenn du in einem Mehrfamilienhaus lebst, muss der Vermieter die gesamten Kosten für das Haus (z.B. Grundsteuer, Aufzugskosten, Versicherungen, etc.) aufführen.

Verteiler- oder Umlageschlüssel:

Die Kosten können nach unterschiedlichen „Schlüsseln“ umgelegt werden: Quadratmeter, Verbrauch, Anzahl der Bewohner, Wohneinheiten. Enthält dein Mietvertrag hierzu keine Angabe, darf dein Vermieter alle Nebenkosten, außer die Heizkosten, auf die Wohnfläche umlegen.

Abrechnungszeitraum:

Der Abrechnungszeitraum bezieht sich auf ein Kalenderjahr. Bist du beispielsweise im April eines Jahres eingezogen, läuft er von Mietbeginn bis zum Ende desselben Jahres.

Mieteranteil:

Dein Anteil an den Gesamtkosten muss nachvollziehbar angegeben werden.

Abzug von Vorauszahlungen:

Deine geleisteten Vorauszahlungen müssen aufgelistet und von der Gesamtsumme abgezogen werden.

Nachzahlung/Rückzahlung:

Der Betrag, den du zurückerhältst oder auch nachzahlen musst, sollte klar aus der Abrechnung hervorgehen.

Wenn ein Vermieter die Nebenkostenabrechnung umgehen möchte, kann er im Mietvertrag eine Nebenkostenpauschale vereinbaren. In diesem Fall wird monatlich neben der Miete ein fester Betrag an den Vermieter fällig. Hast du allerdings zu viel gezahlt, muss dir dein Vermieter kein Geld zurückerstatten. Im Umkehrschluss darf er von dir aber auch keine Nachzahlung verlangen, solltest du zu wenig Nebenkosten gezahlt haben.

Du möchtest schon bald deine erste Nebenkostenabrechnung in den Händen halten und auf Herz und Nieren prüfen? Wir zeigen dir, was du bei der Planung, Suche und dem Umzug in deine erste eigene Wohnung alles beachten solltest.

Diese vier Umlageschlüssel gibt es

1. Umlageschlüssel nach Verbrauch:

Dieser Umlageschlüssel kann nur bei verbrauchsabhängigen Betriebskosten angewendet werden, den warmen Betriebskosten wie beispielsweise Heizung und Warmwasser.

Der Vermieter muss hierbei in der Nebenkostenabrechnung sowohl den Gesamt- und Einzelverbrauch als auch die umlagefähigen Kosten darstellen.

2. Umlageschlüssel nach Anteil der Wohnfläche:

Dieser Umlageschlüssel wird auf sämtliche kalte Nebenkosten, wie zum Beispiel dem Stromverbrauch für das Treppenhaus, angewendet.

Der Vermieter muss die Gesamtwohnfläche der einzelnen Mietwohnungen kennen, um den Anteil für den jeweiligen Mieter an den Gesamtnebenkosten zu berechnen.

3. Umlageschlüssel nach Anzahl der Personen:

Für die kalten Nebenkosten kann auch der Umlageschlüssel nach Personenzahl angewendet werden. Hierfür muss der Vermieter wissen, wie viele Personen in den einzelnen Mietwohnungen leben.

Dieser Umlageschlüssel ist nur sinnvoll und gerecht, wenn jeder Bewohner etwa die gleichen Kosten (Kaltwasser, Beleuchtung, Abfall, etc.) verursacht.

4. Umlageschlüssel nach Wohneinheit:

Ist der Umlageschlüssel nach Wohneinheit im Mietvertrag vereinbart, darf der Vermieter die kalten Nebenkosten auf jede Wohnung in gleichen Anteilen verteilen. In diesem Fall ist sein Arbeitsaufwand gering, da er keine komplizierten Berechnungen nach der Wohnungsgröße oder der Personenzahl aufstellen muss.

Der Nachteil: Wenn eine Wohneinheit deutlich mehr Kosten verursacht, wird die Verteilung ungerecht.

Vorlagefrist der Nebenkostenabrechnung

Spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums muss der Vermieter die Abrechnung vorlegen. Die Frist endet in der Regel am 31. Dezember.

Demnach ist es nicht entscheidend, wann du ausziehst. Bist du beispielsweise im August ausgezogen, muss dein Vermieter die Abrechnung bis spätestens Ende desselben Jahres für dich fertigstellen. Zu Teilabrechnungen, wie in unserem Beispiel bis August, ist er nicht verpflichtet.

Versäumt dein Vermieter diese Frist und fordert nach über zwölf Monaten eine Nachzahlung an, kannst du die Abrechnung anfechten und der Vermieter bleibt auf seinen Kosten sitzen.

Solltest du zu viel Nebenkosten gezahlt haben, muss er dir den Betrag innerhalb von zwölf Monaten nach Erstellung der Nebenkostenabrechnung gutschreiben. Wenn du ausziehst und eine Nachzahlung leisten musst, kann dein Vermieter hierfür deine Kaution nutzen.

Der Umzug in deine erste eigene Wohnung steht kurz bevor und du möchtest dich zum Thema Mietkaution informieren? Wir erklären dir was man genau unter einer Mietkaution versteht, wie man sie richtig anlegt und welche Vor- und Nachteile bestehen.

Darauf solltest du als Mieter bei deiner Abrechnung besonders achten

Viele Nebenkostenabrechnungen sind fehlerhaft, weshalb es sich für dich als Mieter definitiv lohnt, einen genaueren Blick auf deine Abrechnung zu werfen. Wenn du die folgenden Punkte beachtest, kannst du bares Geld sparen.

Wurden die Warmwasserkosten nach Verbrauch abgerechnet?

Hat der Vermieter die Warmwasserkosten nach einer Formel berechnet oder einfach geschätzt, darfst du den Betrag pauschal um 15 Prozent kürzen.

Enthält deine Abrechnung nur zulässige Kosten?

Entdeckst du in der Aufstellung unzulässige Positionen wie Reparaturkosten, einmalige Dachrinnenreinigung oder auch Bankgebühren, kannst du der Abrechnung widersprechen.

Rechnet dein Vermieter nur Kosten ab, die im Vertrag stehen?

Prüfe, ob die aufgeführten Kostenpositionen alle in deinem Mietvertrag auftauchen.

Hält dein Vermieter die Frist ein?

Sind zwölf Monate seit dem Abrechnungszeitraum vergangen, musst du auf Anforderung deines Vermieters keine Nachzahlung mehr leisten.

Ist der Abrechnungszeitraum korrekt?

Wenn du Mitte des Jahres einziehst, darf dir dein Vermieter auch nur die Monate in Rechnung stellen, in denen du auch schon in der Wohnung gewohnt hast.

Hat der Vermieter die Kosten für Gewerberäume herausgerechnet?

Wenn du in einem Mehrfamilienhaus wohnst, in dem es auch Gewerberäume gibt, solltest du darauf achten, dass diese Kosten nicht auf dich und die übrigen Mieter umgelegt werden. Ein Gewerbe verursacht in der Regel deutlich höhere Kosten als private Räumlichkeiten.

Wurde der richtige Umlageschlüssel gewählt?

Auf verschiedene Positionen werden unterschiedliche Umlageschlüssel angewendet. Wir empfehlen dir, die Angaben mit deinem Mietvertrag zu vergleichen. Auch ein Nachmessen der Wohnung kann sich rentieren, da viele Nebenkosten nach den tatsächlichen Quadratmetern berechnet werden.

Hast du die Abrechnung genauer unter die Lupe genommen, lohnt sich auch noch ein Blick auf deine Nebenkostenabrechnung aus dem Vorjahr. Solltest du erst in der Jahresmitte eingezogen sein, hast du zwar keinen Anspruch auf die Nennung der Vorjahreszahlen, kannst dir aber die Originalrechnungen zeigen lassen.

Unser Tipp: Wenn du deine Nebenkostenabrechnung genauer checken möchtest, hast du als Mieter das Recht alle Originalbelege, bis zu zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung einzusehen.

Fazit

Wie du siehst, lohnt sich ein prüfender Blick auf deine Nebenkostenabrechnung auch für deinen Geldbeutel. Bevor du deinem Vermieter blind vertraust, solltest du deine Abrechnungen immer gründlich auf Fehler überprüfen, unabhängig davon, ob du eine Gutschrift erhältst oder Nachzahlung leisten musst.

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Die genannten Informationen haben wir nach bestem Wissen sorgfältig zusammengetragen. Eine Haftung jeglicher Art schließen wir dennoch aus.

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