Einen Abiball zu organisieren ist viel Arbeit, lohnt sich aber

Abiball organisieren: In 8 Schritten zur unvergesslichen Abiparty

Kein Abi ohne Party! Die Schulzeit ist geschafft, dein Abi hast du in der Tasche und deine Zukunft beginnt jetzt. Das muss ordentlich gefeiert werden, oder? Für einen unvergesslichen Abiball sowie eine bombastische Abiparty ist allerdings eine durchdachte Planung nötig. Damit du gemeinsam mit deiner Stufe gut vorbereitet in die Organisation des Events startest, haben wir alle wichtigen Informationen in 8 Schritten für euch zusammengestellt, in denen ein Abiball strukturiert und erfolgreich organisiert wird.

1. Schritt: Bildet ein Abiball Komitee

Ganz klar, eine Abiparty kann nicht von einer einzigen Person organisiert werden. Die Aufgaben sollten innerhalb der Stufe und mithilfe eines Abiball Komitees verteilt werden. Es ist sinnvoll, bereits zu Beginn des letzten Schuljahres zu bestimmen, wer Teil des Abiball Komitees sein möchte und somit hauptverantwortlich die Organisation des Abiballs und der Abiparty übernimmt. Wir empfehlen zusätzlich, einen Vorsitzenden innerhalb des Komitees zu benennen, der den Überblick behält und in alle Bereiche der Organisation eingebunden ist.

2. Schritt: Legt die Eckdaten eurer Abifeier fest

Sobald ihr ein Komitee gebildet habt, solltet ihr die Rahmenbedingungen klären: Wann soll die Party stattfinden? Gibt es schon festgelegte Programmpunkte? Wie viele Gäste erwartet ihr? Werdet ihr zusätzlich zu den Schülern in eurer Stufe weitere Gäste z.B. von anderen Schulen einladen? Abhängig von der Anzahl der Gäste könnt ihr im nächsten Schritt das benötigte Budget kalkulieren. Denkt bei dem Festlegen des Budgets daran, dass ihr den Abiball sowie die Party oft zu einem gewissen Teil selbst finanzieren müsst.

Außerdem solltet ihr zu Beginn klären, ob ihr euren Abiball komplett eigenständig organisieren oder auf den Service einer Eventagentur zurückgreifen möchtet. Der Vorteil einer Agentur liegt auf der Hand: Ihr legt die Party in professionelle Hände und habt einen geringeren Planungsaufwand. Allerdings gilt es zu bedenken, dass die Agentur ein gewisses Honorar für den Service verlangt und ihr somit ein höheres Budget einplanen müsstet.

3. Schritt: Sammelt Geld für die große Party

Klar, eine Abiparty für hunderte Schüler kostet Geld. Wie viel Budget euch zur Verfügung steht, hängt auch davon ab, wie ihr die Party finanzieren möchtet. Deshalb ist es wichtig, dass die Finanzierung frühzeitig geklärt wird. Um ausreichend Geld einzusammeln, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Natürlich kann auch eine Kombination sinnvoll sein.

1. Möglichkeit: Waffeln, Kuchen und Muffins in Schule verkaufen

Klingt simpel, ist aber oft die einfachste und effektivste Methode: Verkauft in regelmäßigen Abständen selbstgebackenen Kuchen, frische Waffeln oder belegte Brötchen in den Pausen auf dem Schulhof und bessert so eure Abiball-Kasse auf. So erzielt ihr mit einem vergleichsweise geringen Arbeitsaufwand ansehnliche Gewinne und bereitet euren Mitschülern ganz nebenbei noch eine große Freude.

2. Möglichkeit: Eintrittskarten verkaufen

Wer auf euren Abiball will, benötigt ein Ticket. Da ist es doch eigentlich ganz legitim, für das Ticket auch einen gewissen Eintrittspreis zu nehmen, oder? Insbesondere eure Familien sind sicher bereit, einen gewissen Preis für die Tickets zu eurer Abschlussfeier zu bezahlen.  Indem ihr mit jedem Ticket einen gewissen Preis verknüpft, könnt ihr eine gute finanzielle Basis für eure Party schaffen.

3. Möglichkeit: Sponsoren finden

Sponsoren sind nicht nur was für große Fußballvereine. Hochschulen, Universitäten, Fahrschulen und Banken haben auch durchaus Interesse daran, die Abiparty einer ganzen Stufe zu sponsoren. Was die potenziellen Sponsoren davon haben? Durch Plakate, Anzeigen oder Drucke auf T-Shirts gewinnen sie eure Aufmerksamkeit und vielleicht irgendwann auch euch als Kunde. Schaut euch hierfür in eurer Region um und fragt Unternehmen an. Sinnvoll ist auch, sich Abizeitungen von den vorangegangenen Abiturienten anzusehen. Hier sind einige Unternehmen mit Anzeigen vertreten, die euch sicher gerne wieder unterstützen.

4. Schritt: Findet ein passendes Abimotto

Dieser vierte Schritt bringt häufig viel Konflikt- und Diskussionspotenzial mit sich: euer Abimotto. Auch wenn es zu Beginn unmöglich erscheint, ein Motto zu finden, das der Mehrheit gefällt und noch nicht total abgenutzt ist, solltet ihr euch nicht allzu schnell entmutigen lassen. Bei der Ideenfindung bietet es sich an, den ganzen Jahrgang mit einzubeziehen. Sammelt am besten alle Ideen auf einer Online-Plattform oder in einer App und lasst anschließend alle abstimmen.

5. Schritt: Suche nach geeigneten Abiball-Locations

Möglichkeit 1: Eine Discothek mieten

Eine Disco zu mieten, ist die unkomplizierteste Möglichkeit, eine Abiparty zu feiern. In bestehenden Partylocations müssen nicht extra Getränke, Sicherheitspersonal, Einlasskontrollen oder ein DJ organisiert werden, es ist bereits für alles gesorgt.

Wichtig: Achtet bei den Verhandlungen mit der Discothek auf gute Konditionen und lasst euch nicht über die Ohren hauen! Bittet hier gegebenenfalls eure Eltern oder Lehrer um Hilfe.

Möglichkeit 2: Eine andere Räumlichkeit (Stadthalle, Scheune, etc.) mieten

Es muss nicht immer das Rundum-Sorglos-Paket in Form einer Disco sein – ihr könnt natürlich auch einen extra Raum für eure Abiparty mieten. Dafür bieten sich zum Beispiel Stadthallen, Mehrzweckhallen, Sporthallen, Sportheime, Scheunen oder Reithallen an.

Was ihr bei der selbstorganisierten Abiparty in einem gemieteten Raum nicht vergessen dürft: Ihr tragt ein höheres Risiko, weil ihr euch selbst um Sicherheitspersonal, Einlasskontrollen, Getränke und Co. kümmern müsst. Zudem habt ihr durch den selbstständigen Aufbau, Thekendienst und Einlass sowie Garderobe einen erhöhten Arbeitsaufwand. Falls ihr euch für diese Variante entscheidet, solltet ihr euch die Arbeit gut innerhalb der Stufe aufteilen.

Klärt folgende Fragen:

  • Wer ist für den Auf- und Abbau verantwortlich?
  • Wer kümmert sich um die Getränke und den Ausschank?
  • Möchtet ihr einen DJ buchen oder kümmert sich jemand aus der Stufe um die Musik?
  • Wer steht hinter der Garderobe?
  • Wer kümmert sich um den Einlass?
  • Benötigt ihr bestimmte Versicherungen, falls es zu Schäden kommen sollte?

 

Hier macht es auch Sinn, die unteren Stufen mit einzubeziehen. Die jüngeren Schüler können so schonmal Abiluft schnuppern und ihr könnt den Abend genießen.

Möglichkeit 3: Virtuelle Abiparty ohne Location

Ihr könnt auch ohne Location eine geniale Abiparty haben: So wie beispielsweise mit der größten virtuellen Abiparty in 2020 – powered by Volksbanken Raiffeisenbanken #abipartyzukunft. Erste Eindrücke der Mega-Party findest du zum Beispiel in einem Beitrag von RTL.

Robin Schulz rockt die Abi-Party
Robin Schulz auf der virtuellen Abi-Party der Volksbanken und Raiffeisenbanken

6. Schritt: Plane das Programm für den Abiball

Der offizielle Teil: Worauf solltet ihr achten?

Der inoffizielle Teil: Jetzt kann es losgehen!

7. Schritt: Denkt an die benötigten Auflagen und Genehmigungen

8. Schritt: Werbung machen

Das Abi ist gefeiert und jetzt? Wenn du noch nicht weißt, ob du nach dem Abitur lieber studieren oder eine Ausbildung machen möchtest, hilfst dir vielleicht unser Vergleich der Vor- und Nachteile beider Ausbildungsformen.

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